Plantilla de gestión documental
de PRL e instrucciones de trabajo
Saber, para cada trabajador, qué versión de cada instrucción de prevención y de trabajo conoce, qué tiene pendiente y qué caduca. Rellenas tres hojas y la matriz de pendientes se calcula sola.
Excel · Gratis · Con datos de ejemplo para ver cómo funciona
Cinco hojas, tres que rellenas
La tabla persona × instrucción es la que en papel se descontrola. Aquí no se teclea: sale de cruzar los acuses con la versión vigente, el alcance y el reciclaje de cada instrucción.
Instrucciones
PRL, instrucciones de trabajo, calidad y políticas. Versión vigente, responsable, a quién afecta (toda la plantilla o por puesto) y cada cuántos meses hay que reciclarla.
Trabajadores
Puesto, turno, si es de ETT y si sigue activo. Cada fila muestra sus pendientes, caducados y lo que caduca pronto.
Acuses
Una fila cada vez que alguien lee y acepta una versión: quién, qué instrucción, qué versión, cuándo, test y vía. Es el histórico que se defiende en una auditoría.
Matriz
El estado de cada persona en cada instrucción: OK, Pendiente, Caducado, Caduca pronto o «no le afecta». Con colores.
Resumen
Combinaciones a controlar, pendientes, caducados y porcentaje al día. Con fecha de referencia para ver cómo estabas el día de una auditoría.
En tres pasos
- Da de alta tus instrucciones y tu plantilla. Empieza por las de PRL de mayor riesgo y las que afectan a toda la plantilla. Borra los datos de ejemplo.
- Registra los acuses desde hoy. No hace falta pasar el histórico de hojas de firmas: haz una primera ronda con la versión vigente y anota cada acuse en la hoja Acuses.
- Revisa el resumen cada semana. Al publicar una revisión, sube su versión y mira a quién deja pendiente. Si la lista baja, el sistema funciona.
Cuándo se queda corta una hoja de cálculo
Funciona bien con unas decenas de instrucciones y una plantilla estable. Se queda corta cuando los acuses se pasan a mano desde hojas de firmas, cuando hay varios turnos o personal de ETT que nunca coincide con las sesiones, cuando las revisiones son frecuentes, o cuando necesitas que nadie trabaje con una versión que no ha aceptado, no solo saberlo después.
Por qué pasa y cómo se resuelve está en gestión documental de PRL e instrucciones de trabajo. Y qué evidencia demuestra que cada trabajador leyó la versión vigente, en acuse de lectura de instrucciones de PRL e IT.
Herramienta práctica de control interno, no asesoramiento jurídico. Contrasta los requisitos con la Ley 31/1995, tu evaluación de riesgos y tu servicio de prevención.
Preguntas frecuentes
¿Qué controla esta plantilla de gestión documental de PRL?
Para cada trabajador y cada instrucción de prevención, de trabajo, de calidad o política: si ha aceptado la versión vigente, si está pendiente, si su reciclaje ha caducado o va a caducar en los próximos 30 días, o si la instrucción no le afecta.
¿Tengo que rellenar la matriz a mano?
No. Rellenas tres hojas: Instrucciones, Trabajadores y Acuses (una fila cada vez que alguien acepta una versión). La matriz y el resumen se calculan solos a partir de ellas.
¿Qué pasa cuando cambio la versión de una instrucción?
Subes el número de versión en la hoja Instrucciones y todos los que la tenían aceptada pasan solos a «Pendiente» hasta que registres su nuevo acuse. Los acuses anteriores se quedan como histórico.
¿Sirve para controlar la formación de PRL del personal de ETT?
Sí. Cada trabajador tiene una columna ETT y el resumen cuenta el personal de ETT activo. Para las incorporaciones, basta con darlas de alta en Trabajadores: la matriz les marca como pendientes todas las instrucciones que afectan a su puesto.
¿Funciona en Excel y en Google Sheets?
Está hecha para Excel 2019 o posterior y Microsoft 365. También se abre en LibreOffice y en Google Sheets, aunque el formato condicional puede verse algo distinto.
Empieza por la instrucción
que más firmas te cuesta
Y cuando la hoja se te quede pequeña, en REELEVO la misma lógica funciona sola: pendientes que se generan al publicar, acuse de cada trabajador en su turno y bloqueo en máquina.