TL;DR. Cuando una pieza se fabrica con un solo material, apuntar "el lote" basta. Cuando combina tres o cuatro materiales trazables, un único campo de lote no sirve: hace falta saber qué lote de cada material entró en cada pieza, en qué cantidad y quién lo registró. La cadena casi nunca se rompe en el almacén. Se rompe en la máquina, cuando un lote se acaba a mitad de turno y nadie anota el cambio. Este artículo explica qué registrar, cuándo, cómo acotar una retirada al lote defectuoso y dónde termina la trazabilidad y empieza el inventario.
En este artículo:
- Por qué "el lote" deja de bastar
- Las cuatro preguntas que tiene que responder
- Dónde se rompe la cadena
- Cómo montarla paso a paso
- El día que un lote sale defectuoso
- Trazabilidad no es inventario
- Cómo lo resuelve REELEVO
- Preguntas frecuentes
Por qué "el lote" deja de bastar
En la trazabilidad de un producto hay tres tramos: hacia atrás (de dónde viene el material), interna (qué pasó en tu planta) y hacia delante (a qué cliente fue). Este artículo entra en el primero, y en un caso concreto que se complica rápido: la pieza que no sale de un material, sino de varios.
Piensa en un panel compuesto por dos chapas, un núcleo y un recubrimiento; en un producto alimentario con tres ingredientes con ficha de lote; en un conjunto soldado con dos aceros de colada distinta y un consumible. En todos, la pregunta "¿con qué lote se hizo esta pieza?" tiene tres o cuatro respuestas a la vez. Y si el registro solo tiene un campo "lote", alguien acaba escribiendo el del material que le parece más importante, o los tres seguidos en un texto libre que después nadie puede buscar.
El problema no se nota el día a día. Se nota el día que el proveedor del núcleo avisa de que un lote concreto salió fuera de especificación y tienes que decir en qué piezas acabó.
Las cuatro preguntas que tiene que responder
Una trazabilidad de lotes de materia prima está bien montada cuando responde, en minutos y sin llamar a nadie, a estas cuatro preguntas:
1. Hacia atrás: ¿qué lotes lleva esta pieza? Dada una unidad o un pedido, qué lote de cada material se usó para fabricarlo y en qué cantidad.
2. Hacia delante: ¿a dónde fue este lote? Dado un lote de un material, a qué piezas, pedidos u obras fue. Es la pregunta de la retirada, y la que más duele no poder contestar.
3. ¿Quién lo registró? Qué operario declaró ese lote en esa máquina. No para buscar culpables: para poder preguntarle, para detectar un error de tecleo y para saber quién tiene que contar el contexto.
4. ¿Cuánto se consumió? Qué cantidad de cada lote se usó por producto, por obra y por periodo. Sirve para conciliar con el inventario y para detectar desviaciones: un lote que rinde menos piezas de lo normal también es una señal de calidad.
Si hoy solo puedes responder a la primera, y únicamente consultando un parte en papel, tienes trazabilidad a medias. La segunda es la que de verdad importa, porque es la que decide si una retirada afecta a veinte piezas o a toda la producción de un mes.
Dónde se rompe la cadena
La recepción suele estar razonablemente bien: el albarán entra, el lote del proveedor se apunta y el certificado se archiva. El eslabón que falla está después, en planta. Estos son los cuatro puntos donde más se rompe:
- El lote que se apunta al final del turno. A las seis de la tarde nadie recuerda con certeza qué bobina estaba en la máquina a las diez. Lo que se documenta a posteriori, se reconstruye a medias.
- El cambio de lote a mitad de trabajo. Es el punto ciego clásico. El registro se hace al arrancar la orden y, cuando el lote se acaba a mitad de turno y se abre otro, el cambio no queda en ningún sitio. A partir de ahí, todas las piezas parecen hechas con el primer lote.
- Un único campo para varios materiales. Si el parte tiene un hueco de "lote", se rellena con uno. Los demás materiales quedan sin trazar, aunque sobre el papel parezca que la pieza tiene trazabilidad.
- Cantidades en unidades distintas. Un turno apunta kilos, otro apunta sacos y otro "medio bidón". Sumar el consumo de un lote se convierte en una tarea de interpretación.
Los cuatro tienen la misma raíz: el registro está separado del trabajo. Si anotar el lote es un trámite aparte, se hace tarde, se hace a medias o no se hace. Si ya llevas el control de calidad en hojas de cálculo, lo reconocerás: es el mismo límite que describimos en control de calidad en Excel.
Cómo montarla paso a paso
1. Decide qué materiales se trazan por lote
No hace falta trazarlo todo. Merecen trazabilidad por lote los materiales que pueden provocar un defecto o una retirada: los que determinan una propiedad crítica del producto, los que llegan con certificado o ficha de lote del proveedor y los que tu cliente o tu normativa te piden acreditar. La tornillería genérica o el embalaje rara vez compensan el esfuerzo. Una lista corta que se rellena siempre vale más que una larga que se rellena a veces.
2. Crea un catálogo con una unidad fija por material
Cada material trazable, con su nombre y una sola unidad de medida: el núcleo siempre en kilos, la pintura siempre en litros, la chapa siempre en metros cuadrados. Parece un detalle administrativo y es lo que después te permite sumar consumos sin interpretar nada. Que el operario elija el material de una lista, en lugar de escribirlo, evita también tener "Núcleo A2", "nucleo a2" y "NUC A2" como si fueran tres materiales.
3. Captura el lote al arrancar y cada vez que cambie
El momento de registrar es el arranque de la actividad, con el lote que está en la máquina en ese instante, y de nuevo cada vez que se abre un lote nuevo durante el trabajo. El registro tiene que admitir varias líneas por sesión (material, lote y cantidad) y poder añadirse en cualquier momento, sin cerrar y reabrir la orden. Si registrar un cambio de lote obliga a parar, no se registrará.
4. Vincula los lotes a la sesión de trabajo, no a cada pieza
Una sesión de trabajo puede producir cuarenta piezas con los mismos tres lotes. Copiar esos tres lotes en cada una de las cuarenta piezas multiplica los datos y los errores. Es más limpio registrar los lotes una vez, en la sesión, y que cada pieza sepa de qué sesión salió. La pregunta "¿qué lotes lleva esta pieza?" se responde recorriendo ese vínculo.
5. Pon un control de plausibilidad, no un bloqueo
El error más habitual es de tecleo: un 4500 donde había que escribir 45. Una cantidad negativa o a cero se puede rechazar directamente. Para el resto, basta con avisar si la cifra se sale mucho de lo habitual para ese material en ese proceso. Avisar, no bloquear: el operario puede tener un motivo real, y un sistema que le impide trabajar acaba sorteado.
6. Haz un simulacro antes de necesitarlo
Elige un lote de un material al azar, de hace dos o tres semanas, y cronometra cuánto tardas en decir a qué piezas y a qué pedidos u obras fue. Si tardas más de unos minutos, o si necesitas preguntar a alguien, ya sabes dónde está el eslabón roto. Es la misma lógica que la comprobación de puesto antes de una auditoría: simular la pregunta antes de que te la hagan.
El día que un lote sale defectuoso
Un proveedor avisa de que un lote salió fuera de especificación, o tu control de calidad detecta un defecto que apunta a un material concreto. Sin trazabilidad por lote, la única respuesta prudente es amplia: revisar o retirar todo lo fabricado en el periodo en que ese material estuvo en planta. Con trazabilidad, la respuesta es selectiva.
El recorrido es siempre el mismo. Se parte del lote del material, se localizan las sesiones de trabajo que lo consumieron y, desde ellas, las piezas, los pedidos y las obras afectadas. Además sabes quién registró ese lote y cuánto se usó, así que puedes comprobar si el consumo cuadra con lo que entró. La diferencia práctica entre retirar las veinte piezas afectadas o toda la producción del mes es la que justifica el esfuerzo de registrar bien cada cambio de lote.
Hay sectores donde esto no es una cuestión de coste, sino de responsabilidad. Cuando un material determina una propiedad de seguridad del producto final, poder acreditar qué lote fue a qué pieza y a qué obra forma parte de lo que te pueden exigir un cliente, una aseguradora o una inspección.
Trazabilidad no es inventario
Conviene separar dos preguntas que se parecen y no son la misma:
| Criterio | Trazabilidad de lotes | Inventario |
|---|---|---|
| Pregunta | ¿Qué lote fue a qué pieza? | ¿Cuánto queda de cada lote? |
| Dónde ocurre | En la máquina, al consumir | En el almacén, al entrar y salir |
| Quién registra | El operario | Almacén o compras |
| Sistema habitual | Planta | ERP |
Intentar resolver las dos con la misma herramienta suele acabar mal en una de ellas. Lo razonable es que la planta registre el consumo real por lote y que ese consumo se pueda exportar para conciliarlo con el inventario del ERP. Si el consumo registrado y las salidas de almacén no cuadran, esa discrepancia es información valiosa por sí misma.
Cómo lo resuelve REELEVO
REELEVO registra la trazabilidad de lotes en el mismo momento en que el operario trabaja, sin un parte aparte. En concreto:
- Catálogo de materiales por empresa, cada uno con su unidad fija. El operario elige de la lista, no escribe el nombre.
- Captura de material, lote y cantidad al iniciar la actividad desde el QR de la máquina, y en cualquier momento durante el trabajo, tanto en producción como en aprendizaje. Se activa por proceso, solo donde aporta.
- Aviso de cantidad anómala cuando la cifra se desvía mucho de la media histórica de ese material en ese proceso. Avisa, no bloquea.
- Búsqueda por material y lote: qué piezas lo usaron, de qué obra y producto, y qué operarios lo registraron.
- Retirada con alcance por material y lote, que calcula las piezas afectadas a partir de las sesiones que consumieron ese lote.
- Informe de trazabilidad de la pieza, con la tabla de materiales, lotes y cantidades, que se puede compartir con un cliente mediante un enlace si la empresa lo activa.
- Consumo por producto, obra y periodo en la analítica, exportable a Excel para conciliarlo con el inventario. Y por operario: qué lotes usó cada trabajador y en qué cantidad.
Lo que no hace. REELEVO registra lo que el operario declara en planta: no valida el lote contra el stock, no gestiona el almacén ni sustituye a tu ERP, y no calcula la lista de materiales de un producto. Es la capa de planta de la trazabilidad, la que casi siempre falta, no un sistema de inventario.
Haz el simulacro: elige un lote y cronometra cuánto tardas en saber a dónde fue. Registrarme en REELEVO →
Preguntas frecuentes
¿Qué es la trazabilidad de lotes de materia prima?
Es poder decir qué lote concreto de cada material entró en cada pieza fabricada, y en qué cantidad. Funciona en dos sentidos: dada una pieza, qué lotes lleva; y dado un lote, a qué piezas, pedidos u obras fue. Cuando una pieza combina varios materiales, hace falta registrar un lote por material, no un único lote por pieza.
¿Cuándo hay que registrar el lote de materia prima en planta?
Al arrancar la actividad y cada vez que cambia el lote durante el trabajo, por ejemplo cuando se acaba una bobina o un bidón y se abre otro. Registrarlo al final del turno obliga a reconstruir de memoria qué lote estaba en la máquina a cada hora, y es justo ahí donde la cadena se rompe.
¿Qué materiales hay que trazar por lote?
No todos. Los que merecen trazabilidad por lote son los que pueden provocar un defecto o una retirada: los que determinan una propiedad crítica del producto, los que tienen certificado o ficha de lote del proveedor y los que el cliente o la normativa te piden acreditar. La tornillería genérica o el embalaje rara vez compensan el esfuerzo.
¿La trazabilidad de lotes sustituye al control de inventario?
No. La trazabilidad responde a qué lote fue a qué pieza; el inventario responde a cuánto stock queda de cada lote en el almacén. Son preguntas distintas y suelen vivir en sistemas distintos: la primera en planta, donde ocurre el consumo, y la segunda en el ERP. Conviene que el consumo registrado en planta se pueda exportar para conciliarlo con el inventario.
¿Cómo se hace una retirada selectiva por lote de material?
Se busca el lote defectuoso de ese material, se obtienen las sesiones de trabajo que lo consumieron y, a partir de ellas, las piezas, pedidos u obras afectados. Si la trazabilidad está bien montada, la retirada se limita a esas piezas en lugar de afectar a toda la producción del periodo.