Plantilla de instrucción de trabajo para descargar

En este artículo:

• Qué es una instrucción de trabajo
• Qué incluye la plantilla
• Cómo hacer una instrucción de trabajo, en seis reglas
• Errores frecuentes
• Un ejemplo: cambiar el filtro hidráulico de una prensa
• De la plantilla a la instrucción en el puesto
• Preguntas frecuentes

Qué es una instrucción de trabajo

Una instrucción de trabajo explica cómo se hace una tarea concreta en un puesto concreto: cómo amarrar esta pieza, cómo arrancar esta línea, cómo cambiar este filtro. Es corta y operativa, y se consulta en el momento de hacer la tarea, con las manos ocupadas.

No es lo mismo que un SOP. El SOP ordena un proceso completo —qué, quién, cuándo y con qué criterios— y suele apoyarse en varias instrucciones para los pasos delicados. Si lo que necesitas es ese nivel, tienes la plantilla de SOP de producción; la diferencia entre los dos está explicada en instrucciones de trabajo vs SOP.

Qué incluye la plantilla

Los bloques de una instrucción bien hecha, en el orden en que se leen delante de la máquina:

• Cabecera: tarea, código, revisión, fecha, área, línea y puesto, máquina con marca y modelo, categoría del operario y tiempo estimado. Sin revisión no sabes si lo que tienes delante es lo vigente.
• Objeto y alcance: para qué sirve la tarea y dónde aplica, en dos líneas.
• EPIs obligatorios: marcados antes de empezar, no descubiertos a mitad.
• Herramientas, útiles y materiales: con su referencia o medida.
• Parámetros de proceso: valor, unidad y tolerancia de lo que hay que ajustar o comprobar.
• Pasos: uno por línea, empezando por un verbo, con un hueco para la foto del paso y una casilla para marcar los críticos.
• Autocontrol: qué se comprueba, con qué instrumento, cada cuánto, con qué tolerancia y qué hacer si sale fuera.
• Ante una anomalía: qué se para, a quién se avisa y qué no se hace.
• Documentos asociados y aprobación: el SOP del que forma parte, los registros que genera y el cajetín elaborado / revisado / aprobado.

Aparte, en su propia hoja, el histórico de revisiones y el acuse de lectura de cada operario: son lo que pide una auditoría y lo primero que se queda sin rellenar.

Cómo hacer una instrucción de trabajo, en seis reglas

1. Una tarea, un puesto. Si la instrucción vale para dos máquinas distintas, son dos instrucciones.
2. Un paso por línea, empezando por un verbo: «Afloja», «Comprueba», «Retira». Si un paso necesita una frase subordinada, probablemente son dos pasos.
3. Una foto por paso donde el gesto importa. Donde la foto lo explica, sobran palabras.
4. Marca los puntos críticos: lo que, si se hace mal, provoca un defecto o un accidente. Tienen que verse de un vistazo.
5. Di qué comprobar y qué hacer si sale fuera. Un autocontrol sin reacción no sirve: el operario detecta el problema y no sabe si parar.
6. Rellénala con el operario que mejor hace la tarea, delante de la máquina. Pídele que la haga mientras la explica y anota tú. Lo valioso es lo que el veterano hace sin darse cuenta; de eso va cómo documentar el conocimiento de tus operarios expertos.

Errores frecuentes

• Escrita desde la oficina: describe cómo debería hacerse, no cómo se hace, y en el puesto nadie la sigue.
• Párrafos en vez de pasos: con las manos ocupadas no se lee un párrafo.
• Valores copiados de otro sitio: un par de apriete o una presión salen del manual del fabricante de esa máquina, no de un ejemplo ni de memoria.
• Sin revisión ni fecha: conviven copias y nadie sabe cuál vale.
• Guardada donde no se trabaja: en una carpeta del servidor, no en el puesto.

Un ejemplo: cambiar el filtro hidráulico de una prensa

La plantilla trae un ejemplo relleno: la instrucción para sustituir el filtro de retorno de una prensa hidráulica. Es uno de los pasos del SOP de mantenimiento preventivo de esa misma prensa, que es exactamente la relación entre instrucción y SOP. Seis pasos —consignar, descargar la presión, colocar la bandeja, retirar el filtro, comprobar la referencia del nuevo y apretar al par—, cuatro de ellos marcados como críticos, y un autocontrol de fugas tras arrancar.

Los valores críticos del ejemplo, como el par de apriete o la referencia del filtro, van entre corchetes remitiendo al manual del fabricante. Es a propósito: una cifra de un ejemplo acaba copiada en una hoja plastificada junto a una máquina, y ahí un número inventado es un riesgo.

De la plantilla a la instrucción en el puesto

La plantilla resuelve redactar la instrucción. Lo difícil viene después: el día que cambian el útil, el papel colgado en la máquina sigue diciendo lo de antes, y el histórico de revisiones y el acuse de lectura hay que mantenerlos a mano.

Por eso el paso siguiente suele ser llevar la instrucción al puesto en digital: con un QR en la máquina que abre siempre la versión vigente, con vídeo del paso donde la foto no basta, y con registro de quién la ha leído. Es lo que hace REELEVO en documentación de procesos. Y para enseñarla en el puesto sin convertirla en una clase, el método clásico sigue siendo el mejor punto de partida: TWI, formar a un operario en el puesto.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir una plantilla de instrucción de trabajo?

La identificación de la tarea y del puesto con su revisión, los EPIs, las herramientas y los parámetros con su tolerancia, los pasos numerados con una foto cada uno y los críticos marcados, el autocontrol con qué hacer si algo sale fuera, qué parar y a quién avisar ante una anomalía, y el cajetín de aprobación. Fuera de la hoja que se cuelga en la máquina, el histórico de revisiones y el acuse de lectura de cada operario.

¿Cuántos pasos debe tener una instrucción de trabajo?

Los que tenga la tarea, uno por línea, pero si pasan de diez casi siempre son dos tareas. Una instrucción se consulta con las manos ocupadas: tiene que poder leerse de un vistazo delante de la máquina. Si no cabe en una o dos páginas, conviene partirla.

¿Hace falta una foto en cada paso?

En los pasos donde el gesto importa, sí: una foto del útil bien colocado explica más que tres líneas. En los pasos obvios se puede omitir. La regla práctica es que un operario nuevo pueda seguirla sin preguntar.

¿Cada cuánto hay que revisar una instrucción de trabajo?

Cada vez que cambia algo en el puesto: el útil, la máquina, el material o la forma de hacerlo. Una instrucción que no se revisa cuando cambia la realidad sigue colgada en la máquina diciendo lo de antes, y nadie lo nota hasta que alguien la sigue al pie de la letra.