# Plantilla Excel de gestión documental de PRL | REELEVO > Plantilla Excel gratuita para la gestión documental de PRL e instrucciones de trabajo: versión vigente, acuses, pendientes y caducidades de cada trabajador. **URL:** https://www.gmvsolutions.es/recursos/plantilla-gestion-documental-prl **Autor:** Gonzalo Moldes — Fundador de REELEVO --- Plantilla Excel gratuita # Plantilla de gestión documental *de PRL e instrucciones de trabajo* Saber, para cada trabajador, qué versión de cada instrucción de prevención y de trabajo conoce, qué tiene pendiente y qué caduca. Rellenas tres hojas y la matriz de pendientes se calcula sola. [Descargar la plantilla](https://www.gmvsolutions.es/recursos/plantilla-gestion-documental-prl/) Excel · Gratis · Con datos de ejemplo para ver cómo funciona Qué incluye ## Cinco hojas, *tres que rellenas* La tabla persona × instrucción es la que en papel se descontrola. Aquí no se teclea: sale de cruzar los acuses con la versión vigente, el alcance y el reciclaje de cada instrucción. Rellenas ### Instrucciones PRL, instrucciones de trabajo, calidad y políticas. Versión vigente, responsable, a quién afecta (toda la plantilla o por puesto) y cada cuántos meses hay que reciclarla. Rellenas ### Trabajadores Puesto, turno, si es de ETT y si sigue activo. Cada fila muestra sus pendientes, caducados y lo que caduca pronto. Rellenas ### Acuses Una fila cada vez que alguien lee y acepta una versión: quién, qué instrucción, qué versión, cuándo, test y vía. Es el histórico que se defiende en una auditoría. Se calcula ### Matriz El estado de cada persona en cada instrucción: OK, Pendiente, Caducado, Caduca pronto o «no le afecta». Con colores. Se calcula ### Resumen Combinaciones a controlar, pendientes, caducados y porcentaje al día. Con fecha de referencia para ver cómo estabas el día de una auditoría. La matriz se calcula sola a partir de los acuses El resumen, con fecha de referencia editable Cómo se usa ## En tres pasos 1. **Da de alta tus instrucciones y tu plantilla.** Empieza por las de PRL de mayor riesgo y las que afectan a toda la plantilla. Borra los datos de ejemplo. 2. **Registra los acuses desde hoy.** No hace falta pasar el histórico de hojas de firmas: haz una primera ronda con la versión vigente y anota cada acuse en la hoja Acuses. 3. **Revisa el resumen cada semana.** Al publicar una revisión, sube su versión y mira a quién deja pendiente. Si la lista baja, el sistema funciona. Hasta dónde llega ## Cuándo se queda corta *una hoja de cálculo* Funciona bien con unas decenas de instrucciones y una plantilla estable. Se queda corta cuando los acuses se pasan a mano desde hojas de firmas, cuando hay varios turnos o personal de ETT que nunca coincide con las sesiones, cuando las revisiones son frecuentes, o cuando necesitas que nadie trabaje con una versión que no ha aceptado, no solo saberlo después. Por qué pasa y cómo se resuelve está en [gestión documental de PRL e instrucciones de trabajo](https://www.gmvsolutions.es/blog/gestion-instrucciones-prl-e-it/). Y qué evidencia demuestra que cada trabajador leyó la versión vigente, en [acuse de lectura de instrucciones de PRL e IT](https://www.gmvsolutions.es/blog/acuse-de-lectura-instrucciones-prl/). Herramienta práctica de control interno, no asesoramiento jurídico. Contrasta los requisitos con la Ley 31/1995, tu evaluación de riesgos y tu servicio de prevención. Dudas habituales ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué controla esta plantilla de gestión documental de PRL? Para cada trabajador y cada instrucción de prevención, de trabajo, de calidad o política: si ha aceptado la versión vigente, si está pendiente, si su reciclaje ha caducado o va a caducar en los próximos 30 días, o si la instrucción no le afecta. ### ¿Tengo que rellenar la matriz a mano? No. Rellenas tres hojas: Instrucciones, Trabajadores y Acuses (una fila cada vez que alguien acepta una versión). La matriz y el resumen se calculan solos a partir de ellas. ### ¿Qué pasa cuando cambio la versión de una instrucción? Subes el número de versión en la hoja Instrucciones y todos los que la tenían aceptada pasan solos a «Pendiente» hasta que registres su nuevo acuse. Los acuses anteriores se quedan como histórico. ### ¿Sirve para controlar la formación de PRL del personal de ETT? Sí. Cada trabajador tiene una columna ETT y el resumen cuenta el personal de ETT activo. Para las incorporaciones, basta con darlas de alta en Trabajadores: la matriz les marca como pendientes todas las instrucciones que afectan a su puesto. ### ¿Funciona en Excel y en Google Sheets? Está hecha para Excel 2019 o posterior y Microsoft 365. También se abre en LibreOffice y en Google Sheets, aunque el formato condicional puede verse algo distinto. Descarga gratuita ### Empieza por la instrucción *que más firmas te cuesta* Y cuando la hoja se te quede pequeña, en REELEVO la misma lógica funciona sola: pendientes que se generan al publicar, acuse de cada trabajador en su turno y bloqueo en máquina. [Descargar la plantilla](https://www.gmvsolutions.es/recursos/plantilla-gestion-documental-prl/) [Ver la gestión documental de REELEVO →](https://www.gmvsolutions.es/documentacion-procesos/#gestion-documental) × Descarga gratuita ## Descarga el recurso Déjanos tus datos y la descarga empieza al momento. 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